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  • 干部培训服务中心物资采购管理办法

    发布日期:2019/09/03 

  • 第一章  总则

      第一条  为加强干部培训服务中心(以下简称中心)物资采购的监督与管理,规范物资采购的程序,提高采购工作的效益,按照国家相关的法律法规并结合天博与中心的实际情况制定本办法。

      第二条  本办法规定的采购范围是指为保证中心管理、服务正常运行所需要的各类服务用物资的采购,不包括纳入学校、政府集中采购目录的物资、设备、资产等的采购。

      第三条  物资采购必须遵循公开、公平、公正的原则,“货比三家”,择优采购原则;必须遵循集体议事的原则,避免个人操作行为;必须遵循“少花钱、多办事、办好事”的原则,提倡节俭,努力提高资金使用效益。

      第四条  物资采购实行集中采购模式。

      第五条  采购供应部是中心负责采购工作的职能部门,具体负责中心各类物资的采购与管理,中心必要时可授权使用部门实行应急采购。

      第六条  财务结算部负责对中心物资采购、资金往来进行监督管理和成本核算。

        第二章  物资采购的分类

        第七条  物资采购共分为10类:

    1、物料用品类:包括办公用品类、印刷品类、服务用品类、一次性用品类、清洁用品类、厨房用品类等;

    2、棉织品类:包括客房床上用品类、餐饮台布类、各类窗帘等;

    3、设备类:包括机房设备、厨房设备、电梯设备、消防设备、安全设备、电脑设备、音响设备等;

    4、工程类:包括工具类、灯具类、维修类等;

    5、餐具类:包括玻璃器皿类、瓷器类、金银器具类、密胺塑料盘碗类、异形瓷类、厨房用具类、不锈钢器具等;

    6、燃料类:包括柴油、液化气等;

    7、食品类:包括干货类、调味品类、冻品类、主食类、小食类等;

    8、饮品类:包括国酒类、洋酒类、啤酒类、饮料类、葡萄酒类等;

    9、鲜活食品类:包括海鲜类、水产类、蔬菜类、肉类、禽蛋类、豆制品类、生果类等;

    10、劳保用品类:包括制服类、鞋袜类、护肤品类、防暑药品类等。

    第三章  物资采购的方式与工作程序

      第八条  集中采购一般采用招投标的方式实施。

    1、采购程序:

    ⑴大宗物资的采购实行招投标

    ⑵零星物资采购实行普通采购

    ⑶餐饮采购实行每日采购

    ⑷紧急采购

    2、招投标采购的一般程序

    使用部门提出采购申请—采供部审核立项—采供部拟制招投标采购方案—上报分管副主任和主任审批—公布采购信息(邀请招投标供货商)—组织开评标(开标需中心天博参加)—确立供货商—签订采购合同—实施采购。

    3、招投标采购的采购信息公布必须在中心网页公开发布(信息由中心信息员发送);参与招投标采购的供货商一般不得少于3家。

    4、2万元以上的大宗物资采购,应实行集中采购。

      第九条  物资采购的工作程序

    1、计划采购操作程序

    ⑴由各使用部门在当月25日前填报下月采购计划报总仓。

    ⑵采供部根据各使用部门的采购计划和总仓库存情况进行采购。

    ⑶计划采购由总仓报采购程序进行审核。

    ⑷经审核批准后的计划采购交由采供部经理列入下月采购计划。

    ⑸采购员根据经理的安排,具体实施计划采购任务。

    2、紧急采购操作程序

    ⑴遇到金额在300元内的紧急采购,使用部门经理与采供部经理电话沟通后,自行采购,开具发票交采购部报销。

    ⑵遇到审购单还没审出来时有急用的物品,使用部门经理必须与采供部经理电话联系,采购员接到经理通知,才可采购。

    3、食品原料采购操作程序

    ⑴餐饮部每日应把次日所需食品原料采购申请单在当日16:30前填报餐饮每日采购程序。

    ⑵食品原料请购单由餐饮部经理或厨师长审批,食品原料采购应坚持按需采购,厉行节约,减少浪费。

    ⑶采购员接到食品原料请购单,应立即将此单报给供应商,并在该单上注明各品种的供应商名称,要求按规定时间送达指定地点或厨房。

    4、现金或支票领用操作程序

    ⑴填写资金审批表,写明该现金或支票领用日期,用途,领用人等。

    ⑵资金审批表必须经采供部经理签字。

    ⑶资金审批表须按财务管理规定,相应报请财务部经理、副主任、主任审批。

    ⑷通过审批的资金,由采供部集中向财务统一领取。

    5、现金报销操作程序

    按财务管理制度执行。

    6、货物入库操作程序

    ⑴采购员凭发票或送货单到总仓办理入库手续。

    ⑵总仓管理人员根据所收到的物品发票或送货单进行验收入库。

    ⑶进入总仓物品必须符合规定的质量标准。

    ⑷进入总仓的物品的数量、价格、规格等必须与发票或送货单要求相符。

    ⑸如遇专业性强,技术性能复杂的物品,则由总仓管理人员会同有关使用部门的专业人员一起进行验收。

    ⑹物品经验收后由总仓管理人员填写物品入库单,由总仓管理人员及经办采购员签字后作为财务报销凭证的附件。

    7、鲜活食品原料入库操作程序

    ⑴采购人员凭送货单位的送货单或发票、并核对食品原料请购单后,办理原料入库手续。

    ⑵鲜活食品原料验收时,由采供部,餐饮部人员共同进行数量和质量的验收。

    ⑶餐饮部专职人员根据所收到的物品的送货单或发票,并核对食品原料请购单进行验收签字交接。

    ⑷若有数量不符,则当场通知供方补足数量,或退回多余数量,若有质量不符则当场通知供货方退回不合格货品并补足合格品。

    8、饮料、酒、烟、调料、菜、食品入库操作程序

    ⑴采购员凭发票或送货单到食品仓库办理货物入库手续。

    ⑵食品仓库管理人员根据收到的物品的发票或送货单进行验收入库。

    ⑶进入食品仓库的物品必须有真实明确的厂名、厂址和生产日期。

    ⑷进入食品仓库的物品必须符合规定的质量标准、必须有真实明确的保质期限。

    ⑸进入食品仓库的数量、价格等必须符合批准过的请购单要求。

    ⑹物品验收后食品仓库管理人员填写物品入库单,由食品仓库人员及经办采购员签字后,作为报销凭证附件。

    第四章  物资采购的审批

      第十条  物资物品采购,由使用部门报采购程序进行审批(固定资产需附纸质报告)。

    第五章  物资采购的管理

      第十一条  中心设立物资采购天博小组,天博中心的物资采购工作。

    l、物资采购天博小组由中心主任、副主任、委托服务管理团队总经理和副总经理、行政人事部、财务结算部、采购供应部主要负责人和各物资需求部门负责人组成;中心主任为组长,中心副主任为副组长;下设采购工作小组。

    2、中心采购天博小组的主要职责:

    (1)负责中心年度重大采购事项的审定;

    (2)负责中心采购管理规章制度的审定;

    (3)负责中心重大采购活动的评标、决标;

    (4)负责指导、督查、考评中心采购工作。

    3、中心采购天博小组每季度召开一次工作会议,听取采购工作汇报,研究、解决中心采购重大问题。

    4、采购工作小组由中心分管采购工作的副主任负责,采购供应部、财务结算部、行政人事部及相关部门负责人、专业人员参与。其主要职责是:

    (1)负责拟制中心年度物资采购计划;

    (2)负责制定和完善中心物资采购管理规章制度与操作程序;

    (3)负责中心重大采购活动的组织实施;

    (4)负责中心采购天博小组季度工作会议议程与实施建议;

    (5)负责制定合格供应商的准入条件、选择确定成交供应商;

    (6)负责指导、检查、协调中心物资采购工作;

    ⑺负责对采购人员的监督、考察和管理;

    ⑻负责完成采购天博小组交办的其他事宜。

    5、采购工作小组每月不少于召开一次工作例会,具体研究、分析、解决采购工作中的问题,并按月向中心采购天博小组提交月度采购工作报告,重大事宜应及时向中心采购天博小组报告。

    第六章  供应商的选择和管理

      第十二条  合格供应商应具备的条件

    1、产品各项指标能满足需方的要求;

    2、生产经营合法合规;

    3、货源有保证,能按时交货;

    4、产品销售条件优惠,价格合理;

    5、能提供售后质量保证和服务承诺;

    6、地理位置优越,交通运输方便;

    7、资产信誉状况好,买卖诚实公道;

    8、严格遵守合同,具有良好的类似合作业绩。

      第十三条   供应商的选定

    1、由采购员或有关业务部门经办人员提供供应商基本情况(供应商也可自荐),包括经营性质、规模、地点,产品质量、价格、服务,资信与信誉等情况;

    2、供应商提出供货报价单与服务承诺;

    3、由采供部会同财务部及有关使用部门进行市场调查并提出意见建议;

    4、由中心采购工作小组根据采供部的建议报告,并结合有关情况资料,审核选定供应商,并报主任;

    5、集中采购供应商的选择一般采用公开招投标的方式选定;

    6、建立供货商档案,依据《中共湖北省委党校干部培训服务中心供应商管理制度》的规定,对供应商的履约和服务情况进行定期考核、比较,选出最佳供货商作为首选供应商。

      第十四条  供应商的管理

    1、建立供应商履约和服务档案;

    2、建立供应商准入后的考核制度,实行末位淘汰制;

    3、建立供应商的质量与履约保证金制度;

    4、供应商有下列情形之一的,取消其准入资格,并在三年内禁止其参加中心的物资采购活动:

    ⑴提供虚假材料谋取中标、成交的;

    ⑵采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的;

    ⑶与采购人、其他供应商恶意串通的;

    ⑷向采购人行贿或者提供其他不正当利益的。

     

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